З розвитком технологій та цифровізацією документообігу кваліфіковані електронні підписи (КЕП) набувають все більшого поширення серед працівників різних сфер діяльності. Особливо важливим та потрібним КЕП є для учасників закупівель, постачальників, що подають пропозиції на тендер, адже КЕП дозволяє швидко та безпечно підписувати документи, підтверджуючи їхню автентичність.
Далі ми розкажемо про основні правила оформлення кваліфікованих електронних підписів, пояснимо, чому КЕП є необхідним для успішної участі в тендерах. А також відповімо за «болючі» запитання.
Як отримати ключ для участі в тендерних пропозиціях
Учасники торгів – ФОПи/підприємства/організації, що подають заявки на тендери, використовують КЕП для публікації своїх тендерних пропозицій, підтвердження достовірності своїх документів та при підписанні договорів та угод.
Замовники також, відповідно до нормативних вимог, зобов’язані підписувати документи у системі закупівель Prozorro за допомогою КЕП. Це гарантує автентичність та недоторканність інформації.
Що таке кваліфікований електронний підпис (КЕП) та чому він важливий?
Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – це надійний інструмент електронної ідентифікації, який забезпечує юридичну силу електронних документів. Він є повноцінним аналогом власноручного підпису та гарантує автентичність, цілісність і захист інформації, тобто має найвищий рівень безпеки і надійності.
Як отримати КЕП?
Для того щоб отримати КЕП, ФОП чи представник підприємства/організації повинні звернутися до акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК). Перелік надавачів можна переглянути за посиланням https://tender.uub.com.ua/page/acsk
Під час оформлення перевіряються персональні дані заявника, після чого йому надається електронний ключ та сертифікат відповідності.
Де застосовується КЕП?
Кваліфікований електронний підпис широко використовується в державному секторі, бізнесі та приватному житті, зокрема для:
✅ підписання електронних договорів та угод;
✅ подання звітності до державних органів (податкова, пенсійний фонд тощо);
✅ участі у публічних закупівлях (тендерах) через систему Prozorro;
✅ оформлення електронних документів та взаємодії з банками.
А тепер перейдемо до тих самих «болючих питань»
Якщо копію документа про призначення засвідчив заступник директора?
Якщо копію документа про призначення або саму тендерну пропозицію засвідчив заступник директора, необхідно надати копію документа про призначення цієї особи та документ про її повноваження. Тобто потрібно показати, що це дійсно уповноважена директором особа, яка має повноваження засвідчувати ці документи та здійснювати дії. Це може бути наказ або розпорядження.
Якщо документи або тендерну пропозицію засвідчив менеджер?
Якщо документи підписує менеджер або інша уповноважена особа, то до комплекту документів пропозиції на тендер додається засвідчена копія наказу про призначення цього співробітника та його повноваження вчиняти наступні дії.
Використання КЕП у наказах і протоколах
Зараз часто зустрічаються документи (накази, протоколи, доручення), які підписані КЕП директора. У такому разі фізичний підпис відсутній, але є інформація про електронний підпис. До комплекту документів необхідно додати засвідчену копію відповідного наказу/протоколу або іншого документа та сам файл електронного документа, підписаний КЕП.
Якщо директор видає електронне доручення співробітнику для отримання власного сертифіката чи печатки, воно підписується лише КЕП директора, як посадової особи. На роздрукованій копії нічого додатково підписувати не потрібно, але необхідно надати сам файл електронного документа.
Чому КЕП важливий для учасників тендерів?
- Юридична значимість – КЕП має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис, що дозволяє офіційно підтверджувати документи без фізичної присутності.
- Оперативність – тендерні процедури мають чіткі дедлайни, а КЕП дозволяє швидко подавати документи онлайн без необхідності друку та відправки паперових копій. Наприклад при підписанні договору про закупівлю/підряду.
- Безпека – КЕП забезпечує цілісність і незмінність документів, а також захист від підробок.
- Зручність – система Прозорро, замовники АМКУ та інші учасники закупівель працюють з електронним документообіому, де використання КЕП є обов’язковим.
- Вимога законодавства – відповідно до ЗУ “Про публічні закупівлі”, для участі в державних закупівлях КЕП є обов’язковим, адже за його відсутності публікація пропозиції учасника в ЦБД не відбудеться.
Отже, кваліфікований електронний підпис – це незамінний інструмент в руках представників бізнесу, без якого не відбувається ніякий важливий процес. Він задіяний і в електронному документообігу, і в державних закупівлях та інших сферах діяльності. КЕП дає можливість швидко та зручно заключати договори, підтверджувати достовірність документів та обмінюватись документами, не хвилюватись за їхню автентичність та безпеку.
Впровадження КЕП – це крок до цифровізації та оптимізації бізнес-процесів. Він спрощує роботу та робить її більш безпечною, що особливо важливо в сучасних умовах. Для отримання консультацій з приводу подання пропозиції на тендер звертайтеся до наших регіональних менеджерів https://tenderlife.com.ua/kontakty/
