Підприємець, що працює з державними публічними закупівлями має знати важливість завершення бюджетного періоду в кінці року. Це не лише означає підбиття підсумків за поточний рік, але й підготовку до наступного циклу роботи. Для того, щоб уникнути непередбачених ситуацій і забезпечити стабільний розвиток бізнесу, підприємці повинні ретельно виконати кілька важливих кроків. Ось що необхідно перевірити і зробити в кінці року.
Перевірка виконання договорів
Одним із перших завдань підприємця на кінець року є перевірка стану виконання всіх укладених договорів. Це важливий етап для того, щоб уникнути непорозумінь з партнерами чи клієнтами.
- Оцінка виконання договорів: Переконайтеся, що всі умови договорів виконуються вчасно. Перевірте, чи всі поставки товарів та послуг відбулися згідно з договором, чи є заборгованості з боку замовників чи ваших постачальників (партнерів).
- Закриття договорів: Завершення року – всі договори про закупівлю, договори підряду із державними замовниками мають бути завершені до 31 грудня, незалежно від дати їх укладання, виду чи предмету закупівлі.
- Перевірка постачань та виконаних робіт: Підприємець повинен переконатися, що всі поставки товарів, виконання робіт та послуг за договорами завершені. Відкриті або невиконані зобов’язання можуть призвести до проблем з замовниками і навіть юридичних наслідків.
Розрахунки з державними замовниками
Якщо ваш бізнес працює з державними та комунальними установами або бере участь у державних тендерах, дуже важливо переконатися в правильності фінансових розрахунків.
- Погашення боргів та перевірка платіжних зобов’язань: Перевірте, чи були виконані всі фінансові розрахунки, чи були надані всі необхідні документи (акти виконаних робіт, товарні накладні тощо). Закриття договору дозволить уникнути фінансових невизначеностей і юридичних питань у майбутньому.
- Контроль над виконанням умов договору: У разі співпраці з державними структурами, особливо за тими договорами, що діють протягом року, важливо пересвідчитися, що всі умови виконані, і немає затримок у розрахунках. У разі необхідності — зверніться за уточненнями до відповідальних осіб.
Опанувати тонкощі роботи з державними публічними закупівлями можна за відеокурсами «Легкий старт в Prozorro» та «Впевнений менеджер із тендерів» за посиланням https://tenderlife.com.ua/cfb/
Перевірка документації та звітності
На кінець року варто провести інвентаризацію документації:
- Архівування документації: Перевірте, чи всі важливі документи, такі як договори, податкові декларації та фінансові звіти, правильно збережені для подальшого використання або перевірки. Нагадаємо, що всі ваші документи по тендеру перебувають в публічному доступі протягом 10 років, тому за потреби їх можна знайти за посиланням https://tender.uub.com.ua/
- Аудит внутрішніх процесів: Якщо ваш бізнес ще не проводив внутрішній аудит, це гарний час для того, щоб перевірити, чи немає прогалин у внутрішніх процесах, що можуть призвести до помилок чи втрат у майбутньому.
Підготовка до закупівель наступного року та розробка стратегій
Кінець року — це час для ретельного планування закупівель на наступний рік. Підприємці повинні оцінити свої потреби і підготуватися до участі в тендерах. Адже закупівлі на наступний рік замовники починають оголошувати вже у грудні. Тому чекати настання 1 січня не варто.
- Аналіз потреб в матеріалах та послугах: Вивчіть поточні потреби вашого бізнесу у матеріалах, товарах або послугах на наступний рік. Прогнозування потреб допоможе уникнути дефіциту товарів або затримок у виробництві.
- Аналіз річних планів постійних чи потенційних замовників: Ознайомтесь з їх річними планами на наступний рік. Всі держзамовники викладають їх в системі держзакупівель. Вони є загальнодоступними. Це дозволить ефективно організувати свою роботу і бути готовим до можливих змін.
- Коригування планів і стратегій: На основі результатів поточного року та річних планів замовників на наступний рік перегляньте стратегію розвитку вашого бізнесу. Визначте нові цілі, які ви хочете досягти, та сформулюйте стратегію для їх реалізації. В яких тендерах доцільно брати участь та з якою стратегією перемагати в аукціоні. Це важливий крок для забезпечення зростання і стійкості бізнесу в наступному році.
Та всі ці кроки неефективні, якщо ваша тендерна команда не аналізує тендери, не має чітких планів дій та мотивації. Перегляньте кадрові плани на наступний рік. Потрібно розуміти, чи необхідно залучити нових співробітників, чи є потреба в додаткових тренінгах для команди.
Мотивація персоналу та правильна підготовка команди до нових завдань допоможуть вам досягти високих результатів. У вивченні тендерних процесів допоможуть відеокурси «Легкий старт в Prozorro» та «Впевнений менеджер із тендерів» за посиланням https://tenderlife.com.ua/cfb/
Підготовка до кінця року є ключовим етапом для успішного продовження діяльності бізнесу. Ретельне планування закупівель, перевірка договорів, аналіз фінансових розрахунків з постачальниками та замовниками дозволять вам уникнути проблем у наступному році. Пам’ятайте, що кожен крок має бути зваженим і обґрунтованим, адже лише так можна забезпечити стабільність і зростання вашого бізнесу.
Команда TenderLife міцно обіймає, та бажає у новому році перемог у тендерах!
