Спрощена закупівля – це тендер базового рівня складності. Проведення спрощеної закупівлі також регламентується Законом України 922 «Про публічні закупівлі», і вона також є конкурентною закупівлею, тобто проводиться через систему Prozorro. В чому ж особливості проведення спрощеної закупівлі та коли вона використовується розглянемо далі.
По-перше, на період воєнного стану в Україні замовники можуть проводити спрощені закупівлі для потреб оборони, або для тендерів, що є меншими за визначені в Постанові КМУ №1178 вартісні межі. А саме: менше 100 тис. грн. для товарів та послуг, менше 200 тис .грн. для закупівель поточного ремонту та менше за 1,5 млн. грн. для ремонтів та будівництва.
Отже, замовники можуть, але не зобов’язані, оголошувати спрощені закупівлі для задоволення поточних потреб у товарах, роботах, послугах.
По-друге, спрощена закупівля проходить наступні етапи: оголошення, період уточнень, подання пропозицій, аукціон (за наявності), кваліфікація та укладання договору.
Оголошення спрощеної закупівлі замовником
В оголошенні про спрощену закупівлю замовник зазначає інформацію про ціну, технічні, якісні та кількісні характеристики, строки постачання, способи оплати, вимоги да постачальників, необхідний перелік документів пропозиції та проект договору, за яким буде укладатися угода.
Період уточнень (Постачальник+Замовник)
Далі йде період уточнень, який є тільки у спрощеній закупівлі. І його особливість в тому, що потенційні учасники не можуть в цей час подавати пропозиції, а тільки комунікувати із замовником у разі необхідності. Тобто мають право звернутися із питанням щодо роз’яснень з приводу закупівлі (анонімно) або надіслати вимогу щодо внесення змін до оголошення про спрощену закупівлю. Така комунікація відбувається виключно в електронному вигляді через персональний кабінет на майданчику. Строк цього етапу визначається замовником, але не може бути меншим за три робочі дні.
Тож постачальникам прийняти участь і завантажити документи система ще не дасть можливості. При цьому, Замовник протягом одного робочого дня з дня оприлюднення звернення зобов’язаний надати роз’яснення та/або внести зміни до оголошення про проведення спрощеної закупівлі, та/або вимог до предмета закупівлі. Тож тепер відповідь на питання та вимогу є обов’язковою. А в разі внесення змін до оголошення про проведення спрощеної закупівлі строк для подання пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель не менше ніж на два робочі дні.
Подання пропозиції (Постачальник)
Наступний етап проведення спрощеної закупівлі – подання пропозицій постачальниками через електронний кабінет на майданчику. Цей період також визначається замовником, та не може бути меншим за два робочі дні. А це означає, що в цей короткий строк постачальник має підготувати необхідний пакет документів, поповнити баланс на майданчику, завантажити документи, підписати кваліфікованим електронним підписом та опублікувати пропозицію в системі Prozorro.
Так як закупівля є спрощеною, то і пакет документів в таких тендерах є мінімальним. Як правило, це документи на підтвердження технічних характеристик предмета закупівлі, підтвердження кваліфікаційних вимог до постачальника та стандартний набор у вигляді виписки з ЄДР, статуту, наказу про повноваження підписанта тощо. Коли документи готові до подання, відскановані або підписані електронним ключем, то потрібно поповнити баланс коштів для участі у тендері. Оплата за участь в спрощеній закупівлі тарифікується так само як і по іншим видам закупівель. Її розмір, затверджений Постановою КМУ №166, залежить від очікуваної вартості закупівлі і складає від 20,4 грн. до 4080 грн.
Після того, як на баланс внесена необхідна сума коштів, постачальнику можна переходити до подання пропозиції і заповнення електронних полів в кабінеті на майданчику. Цей процес включає: зазначення ціни пропозиції, заповнення інформації, що вимагається та завантаження пакету документів. Їх можна завантажити як по одному, так і архівом. Головне, щоб у відсканованих документів була висока якість, вони були читабельними. Якщо завантажуються електронні документи, то вони повинні містити електронний ключ, за результатами розшифровки якого замовник матиме інформацію про особу підписанта документа.
І останнім кроком в цьому етапі буде публікація пропозиції та її підпис кваліфікованим електронним ключем, що підтверджує дійсність подання пропозиції. Тепер постачальник чекає закінчення даного етапу подання пропозиції, після якого система визначить чи буде проходити запланований аукціон чи його не буде.
Аукціон у спрощених закупівлях
Наступний етап в спрощеній закупівлі не відрізняється від інших закупівель і це етап аукціону. Він може бути опціональним, тобто Замовник передбачає аукціон в закупівлі. Саме після завершення етапу подання пропозицій система надсилає повідомлення учасникам про точну дату і час проведення аукціону. АБО про те, що аукціону не буде за відсутності достатньої кількості учасників, менше двох. Тоді закупівля одразу переходить на наступний етап.
Якщо ж аукціон буде призначений, то він відбудеться в робочий час і пройде в три раунди в анонімному вигляді. Переможцем стане учасник, що запропонує найнижчу ціну. Саме цей учасник стане переможцем аукціону і перейде на наступний етап. Після завершення аукціону всі учасники та їх документи розкриваються, стають доступними для перегляду як для замовника, так і для будь-якого спостерігача системи. Та перемога в аукціоні – це лише 50% успіху. Все визначиться на наступному етапі.
Кваліфікація переможця у спрощених закупівлях
Далі етап кваліфікації, тобто оцінки пропозиції переможця аукціону на предмет вимог замовника по технічним, якісним характеристикам предмета закупівлі, що пропонує постачальник та його відповідності кваліфікаційним вимогам. Замовник розглядає документи постачальника з найнижчою ціною. Строк розгляду не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дня завершення аукціону. Всі ці строки автоматично виставляються системою аби замовник міг контролювати проходження закупівлі у відповідності до законодавства.
Якщо документи учасника з найнижчою ціною повністю відповідають вимогам замовника, то він визначається переможцем спрощеної закупівлі. Це перемога, яка веде до останнього етапу – укладання контракту. Та якщо у пропозиції учасника виявлені невідповідності, неточності, то в нього буде другий шанс – 24 години на виправлення. Але не все можна виправити. Як працює цей функціонал дивіться в інших розділах.
А от якщо замовник все ж таки відхилить пропозицію учасника, то він може звернутися через електронний кабінет на майданчику до замовника із вимогою пояснень, додаткової аргументації щодо свого відхилення. Замовник зобов’язаний надати відповідь на таке звернення не пізніше ніж через три робочі дні з дня його надходження.
Після відхилення замовник же має можливість перейти до наступного за ціною учасника. І знову починається відлік п’яти робочих днів. Якщо ж на спрощену закупівлю була подана лише одна пропозиція постачальника, то після відхилення торги визнаються такими, що не відбулися. В такому випадку замовник може повторно оголосити спрощену закупівлю або укласти прямий договір із постачальником, якого він знайде самостійно.
Отже на етапі кваліфікації замовник визначає переможця закупівлі, а постачальники очікують його рішення. Рішення та дії замовника можуть бути оскаржені учасником спрощеної закупівлі тільки у судовому порядку, в Антимонопольному комітеті такі скарги не розглядаються.
Короткий підсумок
Основні особливості спрощеної закупівлі:
- Вартість предмета закупівлі не перевищує встановлених у Постанові КМУ №1178 меж:
- 100 тис. грн. для товарів та послуг;
- 200 тис. грн. для закупівель поточного ремонту;
- 1,5 млн. грн. для ремонтів та будівництва.
- Процедура проведення спрощеної закупівлі складається з 5 етапів:
- Оголошення спрощеної закупівлі;
- Період уточнень;
- Подання пропозицій;
- Аукціон (за наявності);
- Кваліфікація;
- Укладання договору.
- Період уточнень – це етап у спрощеній закупівлі, який дозволяє учасникам звернутися до замовника з питаннями щодо закупівлі та отримати відповіді.
- Строк подання пропозицій у спрощеній закупівлі не може бути меншим за 2 робочі дні.
- Аукціон у спрощеній закупівлі не є обов’язковим.
- Строк розгляду пропозиції переможця аукціону не повинен перевищувати 5 робочих днів.
- Пакет вимог та документів у спрощеній закупівлі є мінімальним.
Додаткові уточнення:
- Оголошення спрощеної закупівлі містить інформацію про ціну, технічні, якісні та кількісні характеристики, строки постачання, способи оплати, вимоги до постачальників, необхідний перелік документів пропозиції та проект договору.
- У період уточнень учасники можуть звернутися до замовника з питаннями щодо закупівлі, а також надати пропозиції щодо внесення змін до оголошення про спрощену закупівлю.
- Пакет документів для участі у спрощеній закупівлі включає документи на підтвердження технічних характеристик предмета закупівлі, підтвердження кваліфікаційних вимог до постачальника та стандартний набор у вигляді виписки з ЄДР, статуту, наказу про повноваження підписанта тощо.
- Строк розгляду пропозиції переможця аукціону починається з дня завершення аукціону і не повинен перевищувати 5 робочих днів.
- У разі відхилення пропозиції переможця аукціону замовник має право перейти до наступного за ціною учасника.
- Укладання договору про закупівлю з переможцем спрощеної закупівлі має відбутися не пізніше ніж через 20 днів з дня визнання переможця.
