Чи існує базовий пакет документів для участі в тендері? Ні, не має такого визначеного переліку документів. Але є ті, які обов’язково вам знадобляться для подання пропозиції на торги. Про них читайте далі.

Щоб мати шанси на перемогу в тендерах, потрібно також розуміти алгоритми роботи системи Prozorro, орієнтуватися в законодавстві та розрізняти процедури закупівель. Отримати базові та поглиблені знання можна на відеокурсах «Легкий старт» та «Впевнений користувач»: https://tenderlife.com.ua/cfb/.

Тепер переходимо до стартових документів та перших кроків у роботі на електронному майданчику. Для реєстрації у системі Prozorro ФОПу не потрібно подавати жодних документів. Цей процес потребує тільки внесення даних в електронні поля та ідентифікації вашого персонального кабінету. Для швидкої реєстрації з менеджером перейдіть за посиланням https://tender.uub.com.ua/Registration.aspx?type=registration&p_code=0033.

Додатково вам допоможуть налаштувати підписку на тендери за видом діяльності, регіонами.

Для старту роботи в тендерах Фізичній особі-підприємцю (ФОП) потрібно підготувати сканкопії наступних документів (або їх електронні аналоги):

паспорт громадянина України (краще всі сторінки з обкладинкою), або якщо паспорт ID – відсканувати картку з обох боків;
ідентифікаційний код (якщо ви відмовились від нього, то маєте надати документ про відмову від використання коду);
Витяг з Єдиного державного реєстру підприємств та фізичних осіб-підприємців (ЄДР);
Витяг з реєстру платників єдиного податку (якщо ФОП перебуває на спрощеній системі оподаткування), або довідку про платника ПДВ;
Ліцензії, дозволи та сертифікати, якщо вони передбачені законодавством для здійснення вашої діяльності;
Додатково фінансову звітність (податкову декларацію) за останній звітній період. Мінімум два «свіжих» виконаних договори з усіма додатками та актами виконаних робіт, що підписані з обох сторін. Це потрібно для підтвердження вимоги замовника про виконання аналогічного досвіду. Детально про ці вимоги можна ознайомитися на відеокурсі;
У випадку тендерів з виконання робіт або надання послуг – забезпечте заяви/листи від найманих працівників про згоду на обробку їх персональних даних.

Як бачите, універсального набору документів для участі в тендері ФОПа не існує, адже і підприємці і самі вимоги замовників закупівель відрізняються. Логічно, що документи на тендер з капремонта будівлі та тендер з кейтерингу або постачанню генераторів будуть мати суттєві відмінності. АЛЕ ми радимо підготувати вищезазначені документи заздалегідь, а на моменті підготовки пропозиції перевірити дати, строки дії, звітні періоди, деталі оформлення тощо. Всі інші документи будуть вказані в тендерній документації замовника.

Не залежно від документу, всі сканкопії повинні бути читабельними та відкриватися за допомогою стандартного програмного забезпечення. Іноді замовники вказують формат подання документів у своїй тендерній документації. Для зручності можна називати файли назвами відповідних документів, якщо замовник не передбачив свій варіант. Наприклад, паспорт ФОП Павленко, аналогічний договір 2024 тощо. Документи не потрібно заздалегідь кудись завантажувати чи відправляти. Вони будуть потрібні вже при поданні пропозиції. Тому краще зробити папку з файлами сканкопій і далі їх використати за вимогою.

Де отримати потрібні документи?

Витяг з ЄДР можна отримати онлайн на сайті Міністерства юстиції або через портал ДІЯ. Адмінзбір за отримання витягу складає 100 грн. Просимо не плутати Витяг з ЄДР зі свідоцтвом про держреєстрацію.

Подібні електронні запити потребують їх підписання електронним ключем. Кваліфікований електронний підпис (КЕП) також обов’язково потрібен для подання пропозиції на тендер. Адже він є аналогом вашого власноручного особистого підпису і має таку ж юридичну силу, як і на папері. Згідно з Законом України «Про електронні довірчі послуги» всі користувачі системи Прозорро мають використовувати саме кваліфіковані електронні підписи згенеровані на захищених носіях. КЕП можна оформити в Приватбанку або інших акредитованих центрах сертифікації ключів.

І на останок – продумайте свою цінову стратегію участі в торгах. Адже окрім пакету документів, для перемоги потрібно запропонувати найпривабливішу ціну для замовника. Учасник, котрий запропонує найнижчу ціну, переходить до розгляду документів. Тому завчасно можете обрати цінову стратегію: максимального прибутку, середньої або мінімальної ціни. Для аналізу цін вже проведених тендерів скористайтеся звітами в Прозорро.

Підсумуємо:

для старту роботи в тендерах ФОПу потрібно зареєструвати кабінет на майданчику, пройти курс навчання, підготувати базовий пакет документів, оформити КЕП та окреслити цінову стратегію. Повний перелік документів, що потрібні для кожного конкретного тендеру, міститься в оголошенні про закупівлю та тендерній документації Замовника. Бажаємо вам сміливості подолати свій перший тендерний страх і впевнено крокувати до перемог!